新入社員への仕事をする上でのアドバイス

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仕事術

私は、新入社員の時や、異動で新しい部署に移り、新しい仕事をするようになった時は、次のように対処してきました。

少しでも、新入社員や若いサラリーマンの皆さんの参考になればと思い、ご披露する次第です。「そんなことはわかっているよ」という方は、黙殺してくださって結構です。

1.仕事の概要の理解

まず、新しい仕事の概要と、事務の流れを、教育係の先輩や前任者から聞いて把握し、理解することです。

自分で理解できとこないところや疑問点は、先輩や前任者に質問して、必ず解明しておくこと。

「聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥」ということわざの通りで、わからないことを聞くのは、決して恥ずかしいことではありません。最初はわからなくて当たり前です。しかし、何度も聞かないで済むようにきちんと理解し、備忘録に記録しておくことです。

備忘録は、きちんと仕事を体得するまでは、常に手元に置いて、いつでも参照できるように整理しておくことが大切です。

慣れてくると、自然に備忘録を見なくても処理できるようになるものです。

また、イレギュラーなケースや、滅多に起きないケースについては、必ず備忘録を作っておくことです。

私がサラリーマンになったころは、当然ながら大学ノートに「紙ベース」の備忘録を作っていたものですが、今なら、パソコンのエクセルに保存しておけば、加除・訂正も容易でしょう。

2.練度と効率の向上

毎日、大量に処理する事務のような仕事は、やがて慣れてくると、自然にスピードアップするものです。

しかし、それに満足することなく、その仕事の目的に照らして、どうするのが一番段取りよく効率的になるのかを考えて、「無駄なく、正確に、速く」処理できるように、常に工夫を怠らないことが大切です。

3.大量の仕事(案件)への対応

通常、サラリーマンの仕事は、大量の案件を毎日処理するものですが、自分で仕事の優先順位を付けて、スムーズな処理ができるようにする必要があります。

具体的には、締切期限、重要度、処理に要する時間、難易度を念頭に置いて、自分で優先順位を付けていくことになります。

処理すべき仕事が山のように大量に来て、しかもどの仕事も簡単には片付けられそうになくて、頭がパンクしそうな状態になることがあるかも知れません。

そんな時は、頭の中にある「気になることを全部、紙に書き出してみる」と言う方法をお勧めします。紙に書くと、「頭の整理」が出来て、「優先順位」や「重要度」の判断が容易になります。

どんなに忙しいと言っても、「仕事は有限」で無限にある訳ではありません。しかも、一度に出来る仕事は一つです。つまり、「one by one」でひとつづつ着実にこなして行けばよいのです。「五筆和尚」と呼ばれた弘法大師や「一度に10人の話を聞く」聖徳太子のような天才の真似は、凡人には出来ません。

しかし、どうしても自力では処理しきれないと判断した時は、早めに上司に相談して応援を頼むとよいでしょう。「握り込み」をしておいて、手遅れになってから上司に相談したのでは、「後の祭り」です。

4.完璧主義は捨てる

仕事においては、あまり時間を掛けすぎないことが重要です。「巧遅主義より拙速主義」です。「完璧主義」などもってのほかです。

最終的に完璧な仕事を目指すのは、間違いではありませんが、それは上司の複数の目と耳を通した上でなされるべきものです。

担当者の段階で、完璧な仕上げをしようとしてはなりません。むしろその必要はなく、60点か70点程度の出来で十分です。

ただし、うっかりミスを防止する意味で、仕事が出来上がったら、ざっと「見直し」をすることは、絶対に必要です。

5.期限管理(仕事を握り込まない)

自分の仕事の管理の中で、「期限管理」は最も重要なものだと私は思います。上に述べた「大量の仕事(案件)への対応」や「完璧主義は捨てる」とも関連するのですが、それぞれの仕事の期限をしっかり自己管理すること(スケジュール管理)は、サラリーマンにとって不可欠です。

自分一人で手に負えずにほかの人の応援を求める場合でも、ぎりぎりになってから言うのはご法度です。他の人も、自分のスケジュール管理をしながら仕事を処理しているのです。

応援を依頼する場合は、ゆとりをもって早めにお願いするようにしましょう。

6.慣れるまで遊びはセーブ

私も、新入社員のころや、新しい部署に異動した最初の数ヵ月は、仕事を覚えるのに必死で、小説などを読む気も起りませんでした。

「読書亡羊」という言葉もあります。これは、他のことに気を取られて肝心な仕事を疎かにすることのたとえです。やはり、仕事に習熟するまでは、趣味や遊びはしばらくお預けにしましょう。

7.距離を置いて仕事を見つめ直す

最初は、あまり仕事を覚えるのに一生懸命になりすぎて、仕事に没入し、頑張りすぎることがあります。

しかし、前に書いたことと矛盾するようですが、あまり気張らずに、肩の力を抜いてリラックスし、少し距離を置いて、大所高所から仕事を見つめ直すことも必要です。

緊張のし過ぎは、仕事を効率的に進める上では、マイナスに働きます。たくさんの仕事が舞い込んでも、決してパニックにならないで、前に書いたように優先順位を付けて、一つづつ(one  by  one)確実に処理していけばよいのです。

8.周囲の状況にも気を配る

下ばかり見て仕事をしていると、どうしても全体の空気を察知することができません。

周りばかり気にして、いつもキョロキョロ見ているのは感心しませんが、営業場の空気や何かの異変(社内の人同士の口論や、顧客との会話でトラブルが起きているような状況)には、気付くように心がけましょう。

どうぞ、図太い神経を持って、気楽に仕事をやりましょう。そうすれば、かならず仕事がうまく行くはずです。



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